テクニカルライティングとは？必要性や上達する方法を徹底解説！
テクニカルライティングとは、専門知識をわかりやすく伝えるテクニックです。将来的にも必要とされ続けるテクニックなので、身につけたい人は多いかもしれません。
しかし、必要とされるスキルがわからなかったり、上達しなかったりと頭を悩ませてしまう人がいるのではないでしょうか。
この記事では、テクニカルライティングをするための求められるスキルや上達方法などを紹介します。テクニカルライティングを身につけたい方は、ぜひ参考にしてください。
テクニカルライティングとは
テクニカルライティングとは、専門知識や技術的な内容を分かりやすく伝える文章作成技術のことです。
マニュアルや説明書、レポート、プレゼンテーション資料など専門知識が必要な文書の作成に用いられます。
また、以下の流れで作成されます。
- 課題の明確化
- 読者層の分析
- 情報の収集
- アウトライン作成
- 文章の執筆
- チェック
文章を執筆する際には、読者の理解を助けるために専門用語を適切に説明することや図表を使って説明することも重要です。また文章のチェックも欠かせず、誤字脱字や文法ミス、表現の不明瞭さなどのチェックが必要になります。
専門的な知識や技術が必要ですが誰でも基本的なルールを押さえれば、分かりやすく正確な文章が作成可能です。
文章作成において、テクニカルライティングの手法を取り入れることで情報伝達の効果を高められます。
テクニカルライティングが必要になる場面3つ
テクニカルライティングの技術を身につけてもどのような場面で使われるのか理解していなければ、意味がありません。
テクニカルライティングがどのような場面で必要か解説します。
ビジネスでの資料作成
ビジネスにおいて、テクニカルライティングは重要な役割を担っています。例えば、社内報告やプレゼン資料、商品説明書などビジネスに関わる文書においてテクニカルライティングの技術が必要不可欠です。
なぜなら、正確かつ的確な文書を作成できるかがビジネスにおける情報共有や意思決定において大きな影響を与えるからです。
テクニカルライティングを正しく行うことでビジネスにおける情報共有が円滑に行えます。例えば、社内報告の場合、従業員が正確な情報を得られることで経営陣や従業員自身がより良い意思決定を行えるでしょう。
またプレゼン資料においても、正確かつ的確な文書を作成することでスムーズに内容を理解しやすくなります。
さらに、ビジネスにおける意思決定においても大きな貢献が可能です。例えば、顧客に対する商品説明書において、的確かつ正確な情報を提供できるかが商品の評判や信頼性に大きな影響を与えます。
投資家に向けたレポートなどにおいても、正確な情報を提供することで投資家はより良い判断ができます。
技術文書の理解
技術文書は、製品の仕様や使用方法などを記述したものです。専門的な用語や図表が多く含まれるため、一般的な文章よりも理解が難しくなります。
テクニカルライティングは、最適な情報の提供が重要です。つまり、単に専門用語や図表を説明するだけでなく、読者が必要とする情報を正確かつ明確に伝えることが求められます。
難しい技術文書には、テクニカルライティングを用いてわかりやすくしましょう。
ソフトウェアやアプリケーションの説明書作成
現代社会においてソフトウェアやアプリケーションを日常的に利用します。しかし、利用するためには必ず説明書が必要です。
特に初心者の場合、詳細かつ正確な説明が欠かせません。そこで、テクニカルライティングが極めて重要な役割を果たすことになります。
テクニカルライティングとは、技術的な内容を普通の人にも理解しやすくするための方法です。ソフトウェアやアプリケーションの説明書を作成する場合に欠かせません。
例えば、操作方法や機能説明などは正確かつ詳細に説明する必要があります。そのため、適切な言葉選びや文体の工夫が必要です。また、図表やイラストなどの視覚的な要素も重要です。
さらに、説明書の言葉選びには読者のレベルに合わせた配慮が求められます。専門用語や難解な表現は、初心者には理解しづらいので適切な言葉に置き換えましょう。
求められるテクニカルライティングのスキル5つ
テクニカルライティングに求められるスキルは以下の3つです。
- 正確性
- 明確性
- 読みやすさ
- どんな文章でも書くことを楽しめる
- 技術への関心がある
求められるスキルを身につけていなければ仕事にならないので覚えておきましょう。
正確性
テクニカルライティングにおいて求められるスキルの中で最も重要なものは正確性です。特に技術文書においては、情報が正確であることが欠かせません。
読者は、信頼できる情報を得るために完璧な情報を必要とします。つまり、技術文書は信頼性が高く、正確性が担保されたものであるべきです。
そのため、技術用語や専門用語を正確に使用することは非常に大切です。正確に用語を使うことで読者はより深く理解し、執筆者は情報をより正確に伝えられます。
さらに、専門用語の誤った使用は情報の正確性を損なう可能性があるため注意が必要です。一方で、正確性を追求するあまり文書が堅苦しく、読みにくいことがあります。
読みにくい場合は、読者が理解しやすくわかりやすい表現を選ぶことが必要です。また、正確性を担保するためには情報の出典を明示し、確認可能な情報を提供してください。
明確性
明確性は、技術文書を読む際に非常に重要な要素です。読者が誤解してしまう可能性があるため、明確な表現を用いることが非常に大切になります。
技術文書に書かれている内容は非常に専門的で一般の人には理解しにくいことが多いです。そのため、執筆者はできる限り簡単な言葉を使い、読者が容易に理解できるように書きましょう。
明確な表現を用いることで読者は正しい理解を得られ、技術文書がより有効なものとなります。
読みやすさ
技術文書は、一般的に非常に長文であり、読み手にとって理解しにくいものとなることが多いです。そのため、読者にとってわかりにくい文を避け、明瞭で丁寧な文を書く必要があります。
読者が文章を理解しやすいようにレイアウトや文章の構造化も重要なポイントです。見出しを適切に使い、段落を分けることで、読みやすさを向上させましょう。
また、技術用語が多い場合には注釈を付けることで読者にわかりやすく説明できます。技術文書を書く際には、必ず読みやすさを意識し、読者の視点に立って執筆しましょう。
どんな文章でも書くことを楽しめる人
テクニカルライティングに限らずライターは、文章を数多く書くことが仕事です。そのため、どんな文章でも書くことを楽しめる人には適した仕事といえます。
もし、文章を書くことが苦痛に感じる場合は、向いていない職業である可能性が高いので別の職業への挑戦を検討しましょう。
技術への関心がある
テクニカルライティングは、技術への関心がなければ仕事にすることは難しいでしょう。なぜなら、書くうえで専門知識を勉強しなければならず、関心がないと苦痛になるからです。
技術への関心があれば製品の組み立てや原理などの勉強も楽しめます。「好きこそ物の上手なれ」という言葉もある通り、学習のスピードも上がりますし、ライティングも早く上達するでしょう。
テクニカルライティングを書くうえで有利な資格3つ
テクニカルライティングを書くうえで有利な資格は以下の2つです
- ITパスポート試験
- テクニカルライティング試験
- マーケティング関連の資格
資格を取得できればライターとしての信用に繋がるので挑戦しましょう。
ITパスポート試験
テクニカルライティングにおいては、情報技術に関する知識が必要です。そのため、ITパスポート試験は有用な資格の1つであり、テクニカルライティングにおいて有利になります。
ITパスポート試験を受験することでコンピュータの基礎知識からネットワーク、システム開発まで幅広い知識を身につけられるでしょう。
テクニカルライティング試験
テクニカルライティング試験も取得するべき資格です。テクニカルライティング試験では、テクニカルライティングに必要な基本的な知識やスキルを測定できます。
自分自身がどの程度テクニカルライティングに精通しているかを把握でき、今後のスキルアップの指標にできるので1度受けてみましょう。
マーケティング関連の資格
マーケティング関連の資格は、ライティングを行ううえでそこまで活かされません。しかし、知識をつけておいて損はしないのでマーケティング関連の資格取得もおすすめです。
取得しやすいマーケティング関連の資格は以下の5つです。
- マーケティング・ビジネス実務検定
- マーケティング検定
- ネットマーケティング検定
- IMA検定
- Webライティング能力検定
いずれの資格も初心者でも取得できるので勉強して取得を目指しましょう。
テクニカルライティングの上達する方法3つ
テクニカルライティングを上達する方法は以下の3つです。
- 自分に合ったスタイルを確立する
- 専門用語を適切に使う
- 実践して練習する
なかなか上達しない方は、ぜひ参考にしてみてください。
自分に合ったスタイルを確立する
テクニカルライティングとは、書く際に必要なルールに則った文章の構成が求められる分野になります。しかし、自分自身のライティングスタイルの確立が重要です。
自身のスタイルが確立できれば文章が読みやすく、理解しやすくなります。自分自身が得意とする表現方法や語彙を活かすことで、プロのライターとしてのスキルを高められるでしょう。
しかし、自分自身のライティングスタイルを確立するためには、多くの時間と努力が必要です。初めは試行錯誤が多くなるかもしれませんが、徐々に自分自身のスタイルを見つけてください。
また、自分がどのような文章を書きたいのか、どのような読者に向けて書くのかを考えてライティングスタイルを模索してください。
また、他のライターの記事を積極的に読むことも大切になります。他のライターの記事を読むことで自分自身の書き方に新たなアイデアや刺激を得られ、ライティングスタイルを確立する手助けとなるでしょう。
専門用語を適切に使う
テクニカルライティングは、専門的な分野に関する文章を書くので専門用語の適切な使用が必要不可欠です。しかし、読者の理解を妨げない言葉遣いを心がけましょう。
ライター自身が理解できていない専門用語は絶対に使用しないでください。もし、使わざる負えないのであれば、専門用語の内容をよく調べたうえで使用しましょう。
実践して練習する
上達するためには、実際に文章を書くことが一番効果的と言われています。簡単な文章から徐々に難易度を上げることで自分自身のスキルアップに繋げましょう。
テクニカルライティングでは、専門用語を使って文章を書くことが多いです。しかし、用語にばかりこだわると文章が堅苦しくなり、読み手に伝わりにくくなってしまいます。
そのため、文章の構成や簡潔な表現、正確性の確保など基本的なスキルを磨くことが必要です。また、自分自身で校正やチェックが重要になります。
自分で書いた文章を客観的に見ることで不要な表現や誤字脱字を発見できます。校正やチェックを怠った場合、読み手に不快な印象を与えるので時間をかけて慎重にチェックを行いましょう。
まとめ
今回は、テクニカルライティングの必要性や上達する方法について解説してきました。
テクニカルライティングとは、技術や科学の分野で、正確かつ簡潔な文章を使って情報を伝えることです。ビジネスや技術文書、説明書など様々な分野で必要とされる能力になります。
テクニカルライティングには高い能力が求められますが上達するために努力をすれば、実践的なスキルとして身につけられます。今回の記事を参考にして、テクニカルライティングの向上に挑戦してみてください。
